Cara Menata Ruang Kantor

Tata Ruang Kantor

Office Layout atau disebut Layout tata ruang kantor yakni, mengatur perabotan, mesin, dan lain-lain di dalam ruangan yang tersedia. Beberapa pakar mendefinisikan layout atau tata ruang kantor antara lain adalah : Littlefield dan Peterson, tata ruang kantor adalah penyusunan perabotan dan alat perlengkapan yang ada pada luas area lantai yang tersedia. Drs.The Liang Gie, tata ruang adalah menyusunan peralatan pada letak yang tepat dan pengaturan kerja yang dapat memberikan kepuasan aktifitas bekerja untuk para karyawan. George Terry disadur juga oleh The Liang Gie, tata ruang kantor ialah penentuan mengenai kebutuhan dalam penggunaan ruang secara detail dari ruangan untuk mempersiapkan suatu penataan yang praktis dari faktor fisik yang dianggap penting untuk kegiatan kerja perkantoran dengan dana yang sesuai.

TUJUAN dari TATA RUANG KANTOR :
Pekerjaan dalam proses kegiatannya bisa menempuh jarak yang sependek mungkin.
Segala kegiatan tata usaha bisa mengalir dengan lancar.
Semua ruang dimanfaatkan secara efektif untuk mendukung pekerjaan.
Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara.
Kepuasan dan kesehatan bekerja bagi karyawan dapat terpelihara
Kontrol terhadap karyawan bisa berlangsung secara memuaskan.
Tamu yang berkunjung ke kantor bisa mendapatkan kesan baik tentang instansi atau organisasi tersebut.
Memisahkan aktifitas pekerjaan gaduh yang dapat menggangu pekerjaan.
Menghindar dari terjadinya kemungkinan saling menggangu antar karyawan.
Menyusun tempat kerja yang sewaktu-waktu berubah jika diperlukan.

ASAS POKOK TATA RUANG KANTOR
Jarak Pendek, proses kegiatan pekerjaan bisa ditempuh dengan jarak   sependek mungkin.
Rangkaian Kerja, menempatkan para karyawan dan peralatan kantor sejalan  dengan urutan penyelesaian pekerjaan. Asas ini melengkapi asas  jarak pendek yakni pencapaian para karyawan atau peralatan diletakan  berderet menurut alur proses penyelesaian pekerjaan tersebut. Asas ini, pekerjaan senantiasa bergrak maju dari awal dikerjakan sampai dengan selesai dan seharusnya tidak ada gerkan mundur atau menyilang, hal ini bukan berarti jalan yang ditempuh harus sesuai berbentuk garis lurus, yang terpenting adalah prosesnya selalu mengarah maju depan menuju proses penyelesaian.
Penggunaan Segenap Ruang, mempergunakan semaksimal dan sepenuhnya semua ruangan yang ada, tidak hanya berupa lantai atau ruang datar melainkan ruang vertikal ke atas maupun kebawah sehingga ruang bisa dimanfaatkan dengan baik.
Perubahan Susunan Tempat Kerja, tata ruang yang bisa diubah atau disusun kembali dengan mengalami kesulitan serta tidak memakan dana yang besar.

PRINSIP TATA RUANG KANTOR
Menganalis arus kerja karyawan berhubungan dengan peralata dan informasi
Meminimalisir terjadinya backtracking dan crisscossing dan mengkondisikan arus aktifitas kerja supaya bergerak pada bentuk garis lurus.
Tim kerja maupun karyawan dalam melakukan aktifitas pekerjaan yang sama harus ditempatkan dalam area ruanga yang berdekatan.
Divisi dan karyawan yang berinteraksi degan publik ditempatkan dekat dengan pintu masuk area kantor.
Tim kerja maupun karyawan yang memiliki kebutuhan konsentrasi tinggi wajib ditempatkan di area ruang dengan suasana cukup tenang.
Mengalokasikan ruangan harus berdasarkan posisi pekerjaan yang dilakukan dengan peralatan khusus yang dibutuhkan masing-masing individu.
Peralatan dan furnitur harus disesuaikan dengan kebutuhan.
Lorong ruangan harus nyaman dan luas sebagai antisipasi aktifitas pekerjaan yang efektif dari dari karyawan.
Faktor keamanan menjadi prioritas tinggi.
Ruang terbuka yang luas lebih efektif dibandingkan dengan ruang kecil tertutup
Penempatan yang tepat dekorasi dan alat penyejuk ruangan, kelembaban serta kontrol suara
Perencanaan kebutuhan perluasan ruang kantor untuk masa akan datang.
Pekerjaan harus datang ke karyawan, tapi bukan sebaliknya.

Pedoman Penyusunan Tata Ruang Kantor
1. Meja-meja kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama.

Pada tata ruang terbuka, susunanan meja-meja kerja dapat terdiri dari beberapa baris.
3.    Diantara beberapa baris disediakan (lorong ) untuk lalu lintas pegawai yang lebarnya 80 cm. Bila ruangan itu cukup luas, disediakan lorong utama yang lebarnya 120 cm.
4.    Jarak antara meja dimuka dengan meja dibelakangnya disediakan jarak 80 cm.
5.    Menempatkan meja pimpinan didepan para pegawai adalah cara yang selama ini dipakai di Indonesia, agar pimpinan dapat mengawasi staf dengan baik. Atau sebaliknya, dengan maksud agar pegawai tidak tertekan karena merasa diawasi.
6.    Pada tata ruang terbuka dimana ditempatkan beberapa unit kerja, kepada masing-masing unit harus berdekatan dengan kelompok pegawainya.
7.    Bagi pimpinan yang sifatnya kerjaannya, sering membahas pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya rahasia, sering menerima tamu, perlu dibuatkan ruangan tersendiri dilengkapi dengan meja pertemuan dan ruangan tamu. Ruangan ini disebut kantor pribadi. Ukuran kantor peribadi disesuikan dengan kebutuhan, tetapi paling kecil berukuran 2,5 m x 3,5 m. 8)
8.    Pegawai yang mengerjakan pekerjaan lembut, misalnya mencatat angka-angka, menggambar, dan harus disediakan ruangan dengan penerangan yang cukup.
9.    Pegawai yang melakukan pekerjaan yang mempunyai resiko tinggi, misalnya kasir, harus ditempatkan diruangan yang aman.
10. Pegawai yang tugasnya mengadakan hubungan dengan pihak luar, harus ditempatkan dibidang ruangan dekat pintu.
11. Pegawai yang tugasnya berhubungan dengan lemari, rak-rak atau filling tempat surat, harus ditempatkan berdekatan dengan peralatan tersebut, contoh petugas arsip/arsiparis ditempatkan tidak jauh dari tempat bekerja.
12. Alat-alat yang menimbulkan suara, sebaiknya, ditempatkan diruangan tersendiri.Bila hal ini tidak memungkinkan, alat-alat tersebut ditempatkan didekat jendela agar sebagian suaranya terbuang keluar.
13. Lemari yang berat atau lemari besi, sebaiknya ditempatkan menempel ketembok atau tiang agar dapat menyangga.

Langkah-Langkah Merancang Tata Ruang Kantor
1.    Langkah pertama adalah mempelajari jenis-jenis pekerjaan yang akan dilakukan dalam ruanganitu, dan prosedur dalam pekerjaan tersebut. Dengan cara ini akan dapat diketahui urutan-urutanpelaksanaan pekerjaan mulai langkah pertama pekerjaan itu dilakukan sampai pekerjaan itu selesai.Dari urutan-urutan pelaksanaan pekerjaan itu dapat diketahui juga jumlah pegawai yang diperlukandan sekaligus dapat diketahui jumlah meja kerja yang diperlukan.
2.     Bedasarkan hasil kajian tentang prosedur penyelesaian pekerjaan, maka langkah selanjutnya, yaitu membuat denah ruangan yang akan ditata sekaligus ditata dengan skala tertentu. Pada denahini harus dicantumkan juga dimana letak pintu, jendela, tiang, tangga, penerangan, air conditioning(AC), dan sebagainya.
3.    Setelah diketahui semua, untuk menentukan letak meja-meja kerja dan peralatan lainya secarabaik, terlebih dahulu harus dibuat guntingguntingan kertas/karton dengan skala tertentu yangmenggambarkan luas meja, kursi, lemari dan perlengkapan lainnya.
4.    Selanjutnya tata ruang dirancang dengan cara menjejerkan guntinganguntingan kertas tersebutpada denah ruangan. Guntingan-guntingan kertas/karton itu sedemikian rupa hinggamenggambarkan susunan yang paling baik yaitu semua syarat-syarat dalam teknik tata ruang sepertidiuraikan diatas udah dipenuhi, dan disesuaikan dengan arus pekerjaan yang harus dilaksanakan.Setelah susunan terbaik dapat diketahui, kemudian gunting-gunting kertas itu di rekatkankepadadenah ruangan.Rancangan ini merupakan pola bagi langkah berikutnya.
5.    Selanjutnya anda menempatkan meja-meja kerja dan peralatan lainnya, tinggal menempatkanperalatan tersebut dengan berpedoman kepada rancangan/pola yang sudah dibuat